10 Strategien produktiv zu sein anstatt viel zu arbeiten

Gepostet von am 22. Februar 2013 in Karriere & Beruf, persönlicher Erfolg, Top 10 Listen | 2 Kommentare

10 Strategien produktiv zu sein anstatt viel zu arbeiten

Es gibt unzählige fleißige und engagierte Menschen, die sich tagein tagaus mit voller Kraft ihrer Arbeit widmen, unzählige Überstunden anhäufen und konstant beschäftigt sind. Doch sind sie auch produktiv? Was ist der Unterschied zwischen Fleiß und Produktivität?

Mit Fleiß ist das Engagement und der Wille eines Menschen zu strebsamer und unermüdlicher Arbeit gemeint. So wird es auch im Duden beschrieben. Ein Projektleiter kann sich beispielsweise unermüdlich der Vorbereitung von Meetings und Präsentations-Unterlagen widmen und wäre somit fleißig. Doch ist er auch produktiv im Sinne des Unternehmens?

Produktiv zu sein, bedeutet, innerhalb einer bestimmten Zeit konkrete Ergebnisse und Werte zu generieren, die wirklich gebraucht werden. Welchen Nutzen hat beispielsweise eine detailliert ausgearbeitete Powerpointpräsentation, die lediglich in einem Meeting anhand weniger Schaubilder den Stand eines Projektes verdeutlichen soll? Ist dem Unternehmen damit geholfen, dass ein Projektmitarbeiter viele Stunden in die Präsentation investiert hat anstatt das Projekt voran zu treiben? Sicherlich nicht. Fleißig war er jedoch – ohne Zweifel. Und was für ein Gefühl hat man selbst, wenn man täglich seine ganze Zeit der Arbeit widmet, ohne nennenswerte Werte zu schaffen?

Manchen Menschen fällt es schwer, zu priorisieren. Sie schenken unbedeutenden Tätigkeiten zu viel Aufmerksamkeit anstatt sich auf die wichtigen Aspekte zu fokussieren. Andere haben das Talent, hoch produktiv zu sein und dabei trotzdem eine wunderbare Work-Life-Balance zu erreichen. Doch wie ist dies möglich?

Was ist das Geheimnis, hoch produktiver Menschen?

Ich denke, dass ein wesentlicher Faktor das Trennen von Wichtigem von Unwichtigem ist. Ich selbst habe die Erfahrung gemacht, dass ich zu enormem Output fähig bin, wenn ich meine Kräfte bündle und rigoros Unwichtiges hinten anstelle. Letztes Jahr habe ich mir zum Ziel gesetzt, mein Buch sowie meinen Blog zu verwirklichen. Ich arbeite jedoch auch in meiner Praxis, gebe Seminare und habe eine Familie. Alles unter einen Hut zu bekommen, ist manchmal für mich eine enorme Herausforderung.

Ich habe begonnen, für alles, was mir wirklich wichtig ist, einen kurzen Projektplan zu erstellen. Mit Endziel und Etappenzielen, Störfaktoren, leistungsbegünstigenden Faktoren und Notfallplänen. So war es mir möglich, innerhalb eines halben Jahres das Buch zu schreiben, mich in WordPress einzuarbeiten und den Blog selbst zu entwickeln, ohne mich dabei zu verausgaben oder meine Familie zu vernachlässigen. Ich hatte nur einige Zeitfenster und die habe ich genutzt, um mich meinem Vorhaben zu widmen. ALLES andere blieb in dieser Zeit unbeachtet. Telefon, Emails, Internet, Hausarbeit etc. Diesen Dingen widmete ich mich dann abends oder spontan, wenn es mir bei anderen Gelegenheiten möglich war. Ich hatte mich schon zu dieser Zeit damit beschäftigt, was das Geheimnis hochproduktiver Menschen ist und habe viel recherchiert, um es dann letztlich auch selbst zu testen. Die nachfolgenden Strategien helfen dir, wirklich produktiv zu sein anstatt viel zu arbeiten.

 

10 Strategien produktiv zu sein anstatt viel zu arbeiten

 

Produktivität steigern

 

Plane deinen Tag bereits vor dem Schlafengehen

Bevor du schlafen gehst, gehe in fünf Minuten den morgigen Tag und deine Aufgaben gedanklich kurz durch. Stell dir vor, wie du deine Aufgaben bestmöglich und effizient erledigst und Freude dabei empfindest, produktiv und gelassen zu sein. Stell dir vor, wie du am Abend alle Aufgaben zu DEINER vollsten Zufriedenheit beendet hast und dann schläfst du ein. Dein Unterbewusstsein bekommt durch diese kleine Übung den Auftrag, den kommenden Tag so effizient und erfolgreich wie möglich zu gestalten und deine Vision zu erfüllen. Spitzensportler & Erfolgreiche setzen das Visualisieren täglich ein, um ihre Ziele zu erreichen.

 

Beginne mit der größten Herausforderung

Schiebst du ein dir unangenehmes Thema oder eine Herausforderung immer weiter auf, schenkst du ihr unbewusst zunehmend mehr Bedrohlichkeit und Macht in Form negativer Gefühle. Du blockierst dich dadurch, andere Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Beginne deshalb mit der größten Herausforderung! Dann hast du es geschafft und bist gelöst und frei für alle weiteren Angelegenheiten, die auf dich warten.

 

Nutze eine To-Do- und eine To-Do-Later Liste

Sobald du ins Büro kommst, ist es sinnvoll, eine kurze To-Do-Liste aufzuschreiben, um das Tagespensum absehen zu können. Du erinnerst dich an deine Visualisierung vom Vorabend und schreibst einfach alles auf, was erledigt werden sollte. Nicht alles ist gleich wichtig. Markiere Aufgaben, die warten können und erstelle daraus eine To-Do-Later-Liste. Diese Liste wird erst bearbeitet, wenn die wichtigen Aufgaben dran waren.

 

Streiche restlos alles Unwichtige aus dem Tagesplan

Nachdem du deine To-Do-Liste erstellt hast, hast du einen guten Überblick über deine Aufgaben für den Tag. Vielen fällt es schwer, einzuteilen, was wirklich wichtig und dringend ist und was warten könnte. Für mich persönlich ist die Zeitmanagement-Matrix von Convey ein gutes Instrument, die Wichtigkeit von Aufgaben zu erkennen.

zeitmanagement-Matrix

Alle Aufgaben, die dringend und wichtig sind (A-Aufgaben), werden sofort erledigt. Das sind Aufgaben, die eine klare Deadline haben, Meetingvorbereitungen für ein bald bevorstehendes Meeting und alle Aufgaben, die schnell fällig werden. Aufgaben, die nicht dringend, jedoch wichtig sind (B-Aufgaben), kommen als nächstes dran. Das sind z. B. Kundengespräche zum weiteren Vorgehen und zur Planung, Lieferantenanfragen, kurze Pausen etc. Danach kommen die C-Aufgaben dran. Diese sind zwar dringend, aber nicht wichtig. Das sind Aufgaben, die man auch gut delegieren kann. Es sind dringende Telefonate, die jedoch für das Unternehmen nicht wirklich wichtig sind, Reklamationen etc.

D-Aufgaben sind quasi reine Zeitvergeudung und sollten nach Möglichkeit auf ein Minimum reduziert werden. Dazu zählen Facebook-Besuche, unnötige Telefonate, Kaffeeklatsch, Fluchtaktivitäten wie Essen (ohne Hunger), Zeitschriften lesen, Surfen im Internet, Fernsehen etc.

 

Lege Pausen strategisch günstig

Den meisten ist nicht bewusst, wie wichtig sinnvoll terminierte Pausen für ihre Produktivität sind. Manche denken, dass sie einfach nur am Thema bleiben müssen und sie entwickeln eine Terriermentalität und verbeissen sich regelrecht im Thema. Dabei gehen ihnen jedoch die Kräfte und ihre Konzentrationsfähigkeit irgendwann zwangsläufig aus. Erfolgreiche Menschen wissen, wann es Zeit ist, eine kurze Pause einzulegen, um ihre Batterien wieder aufzuladen und sie tun dies auch. Sehr effektiv ist hierfür ein Powernap auf dem Boden oder im Sitzen mit dem Schlüsselbund in der Hand. Nickt man ein, fällt der Schlüssel zu Boden und du wachst wieder auf. Die kurze Zeit in der Alpha-Entspannung schenkt dir jedoch Kraft und Energie. Optimal kann eine Entspannungs-Hypnose in der Mittagspause das geistige Leistungsvermögen steigern. Eine 30-Minütige Hypnose bringt dich in einen Alpha-Zustand und entspannt Körper und Geist gleichermaßen, so dass du danach wieder sehr leistungsfähig und konzentriert arbeiten kannst.

 

Vermeide unnötige Ablenkungen

Unbewusst richten wir unseren Alltag oft so ein, dass wir unnötigen Ablenkungen ausgesetzt sind. Das sind Telefonate oder SMS, die nur zur Unterhaltung dienen, ankommende Nachrichten oder Meldungen bei LinkedIn, Xing, Facebok etc., die wir uns sogleich anschauen, der vorbeigehende Kollege, mit dem wir uns länger unterhalten etc. Möchtest du wirklich produktiv sein, dann bündle deine Aufmerksamkeit auf deine Aufgabe und meide in dieser Zeit alle Ablenkungen. Als ich mein Buch geschrieben habe, habe ich das Telefon und Internet komplett ignoriert, bis ich das Kapitel fertig hatte. Ist die Aufgabe beendet, kannst du immer noch entscheiden, wie wichtig dir die entgangenen Themen sind.

 

Nutze den Zugang zu deiner Inspiration und Begeisterung

Einem Menschen, der seine Arbeit liebt und die ihn inspiriert, ist zu Große, fähig. finde heraus, was dich an deinem Job und deinen Aufgaben begeistert und lass dich davon inspirieren. Ein inspirierter Designer wird die schönsten Werke hervorbringen, weil diese quasi aus seinem Kopf heraussprudeln. Ein nicht inspirierter und nicht begeisterter Designer wird stundenlang nach Vorlagen schauen und versuchen, daraus Ideen zu entwickeln. Erfüllst du deine Arbeit mit Widerwillen und aus dem Pflichtgefühl heraus, wird sie dir wesentlich schwerer fallen und viel mehr Zeit in Anspruch nehmen als wenn du sie begeistert tust. Streiche morgens die Aufgaben an, auf die du dich besonders freust und dann gehe ihnen auch mit Begeisterung nach. Das schenkt dir auch Kraft für alles andere.

 

Reduziere deine Erreichbarkeit

Wenn du jederzeit für jeden erreichbar bist, wirst du zwangsläufig auch dann gestört, wenn du gerade hoch konzentriert an wichtigen Aufgaben arbeitest. Deine Arbeitszeit wird sich dadurch um ein Vielfaches ausdehnen, weil du immer wieder Gedankengänge reproduzieren musst und dein Kreativitätsfluss ständig gestört wird. Wenn du eine Aufgabe erledigen musst, die deine volle Aufmerksamkeit fordert, du jedoch trotzdem erreichbar sein musst, kannst du z. B. deine Mailbox aktivieren oder eine Kollegin bitten, für eine kurze Zeitspanne deine Anrufe entgegen zu nehmen. Diesen Dienst kannst du natürlich auch im Gegenzug für sie erbringen, wenn er bei ihr gefragt ist.

 

Teile Tätigkeiten in Zeitfenster ein

Gibst du deinen Aufgaben ein bestimmtes Zeitfenster, dann lässt du dich weniger leicht von anderen Dingen ablenken und bleibst mehr an der Aufgabe dran. Zum einen hilft dir das, deinen Tag strukturiert und vorhersehbar zu gestalten, zum anderen behältst du die Kontrolle über deine Aufgaben. Du hast so nicht das Gefühl, einem fahrenden Zug hinterher zu rennen, weil dir die Zeit für Unwichtiges durch die Finger gerieselt ist. Du kannst auf diese Weise jederzeit kalkulieren, wie weit du bist und wieviel Zeit dir noch für weitere Tätigkeiten bleibt.

 

Nutze das 80/20 Prinzip

80/20 Regel ParetoPerfektionismus lohnt sich nicht und kostet nur unnötige Energie. Vilfredo Pareto entdeckte bereits um 1900, dass weniger manchmal mehr ist. So erledigt man mit nur 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent seiner Arbeit und fährt damit 80 Prozent des Erfolgs ein. Übertragen auf unser Berufsleben ist es oft so, dass z. B. 20 % unserer Kunden 80 % unseres Umsatzes generieren während die anderen 20% unserer Kunden kaum Umsatz bringen, uns jedoch zu 80 % beschäftigt halten. Es gilt also herauszufinden, welche 20 % unserer Kunden diejenigen sind, die unsere Zeit vergeuden und kaum Umsatz bringen und die Abläufe im Umgang mit diesen Kunden zu optimieren. So bleibt uns mehr Zeit für uns, die wirklich wichtigen Kunden und wir verbrauchen weniger Kraft.

Demnach sind nur 20 Prozent dessen, was wir tun, für 80 Prozent unseres Erfolges verantwortlich. Der Rest der Tätigkeiten – ob nun im Büro oder in persönlichen Belangen- bringt nur noch wenig ein und kostet nur Kraft. Viel Zeitaufwand bringt also nicht auch viel ein. Wer seinen Perfektionismus pflegt, der verausgabt sich unnötig und glänzt maximal durch Fleiß, jedoch nicht durch Produktivität. Effektiv ist, wer das Verteilungsphänomen von Ursache und Wirkung nach Pareto verinnerlicht und anwendet.

 

 


2 Kommentare

  1. Super interessant. Effektivität statt Effizienz!

  2. Nun endlich weiß ich was mir fehlt, was mich bedrückt und was mich quält.
    Ich bin nicht faul, ich bin nicht krank und fand doch nie des Lebens Rank.
    Ich schaff es so, wie er und Du und finde trotzdem niemals Ruh.
    Wohin ich blick´ in Angst und Bangen, sind Dinge, die ich angefangen.
    Und immer wieder denk ich dran, mir fehlt ein Plan, mir fehlt ein Plan.
    Nun weiß ich endlich was mir fehlt, was mich bedrückt und was mich quält.
    Ich mache dies, ich mache das, doch ohne Ziel und ohne Maß.
    Wie manches wäre schon getan, hätt ich nur endlich einen Plan

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